Hoeveel tijd zijn medewerkers iedere week kwijt aan het zoeken naar bestanden, controleren van versies of navragen waar iets staat? Vaak meer dan je denkt.
De ene collega bewaart een document lokaal, de ander zet het in Teams en ondertussen wordt via e-mail nog een derde versie rondgestuurd. Niet omdat mensen verkeerd werken, maar omdat niet duidelijk is afgesproken hoe er digitaal wordt samengewerkt.
Hier gaat ongemerkt tijd verloren
Tijdverlies binnen een online werkplek zit vaak in kleine dingen. Vijf minuten zoeken naar een offerte. Twee collega’s die tegelijkertijd in verschillende versies van hetzelfde document werken. Een vraag die eerst via Teams, daarna via e-mail en uiteindelijk telefonisch wordt gesteld.
Los van elkaar lijkt dat niet zo spannend. Maar bij elkaar opgeteld kost het iedere week behoorlijk wat tijd. Bovendien neemt de kans op fouten toe.
Medewerkers weten bijvoorbeeld niet meer welke versie van een document de juiste is. Voor de zekerheid wordt er een nieuwe kopie gemaakt of een bestand opnieuw als bijlage verstuurd. Daarmee wordt de werkomgeving alleen maar onoverzichtelijker.
Vier afspraken die direct duidelijkheid geven
Je hoeft daarvoor niet meteen je complete ICT-omgeving opnieuw in te richten. Vaak begint het met een paar eenvoudige afspraken.
- Spreek af waar bestanden worden opgeslagen
Zorg dat voor iedereen duidelijk is waar de actuele documenten staan. Bijvoorbeeld in Teams of SharePoint. Voorkom dat belangrijke bedrijfsbestanden verspreid staan over lokale mappen, mailboxen en persoonlijke opslag. - Werk zoveel mogelijk in hetzelfde document
Bestandsnamen als offerte definitief nieuw versie 3 zijn meestal een teken dat er iets misgaat. Door gezamenlijk in hetzelfde online document te werken, voorkom je allerlei verschillende kopieën. Bovendien kun je via de versiegeschiedenis altijd terug naar een eerdere versie. - Maak duidelijk welk communicatiekanaal je waarvoor gebruikt
Wanneer stuur je een e-mail en wanneer gebruik je Teams? En welke informatie hoort in een persoonlijk chatbericht en welke juist in een Teams-kanaal?
De exacte afspraken kunnen per organisatie verschillen. Het belangrijkste is dat iedereen dezelfde werkwijze gebruikt.
- Geef taken een eigenaar
“We pakken dit nog op” is geen duidelijke afspraak. Wie pakt het op? En wanneer?
Koppel een actie daarom aan één verantwoordelijke en een duidelijke datum. Dat kan bijvoorbeeld via Microsoft Planner, maar ook met een andere takenlijst die binnen de organisatie wordt gebruikt.
Jouw ICT, onze zorg.
Wil je zorgeloos werken zonder IT-problemen? Wij zorgen voor een veilige, stabiele en toekomstbestendige ICT-omgeving.
Goede techniek alleen is niet genoeg
Microsoft 365, Teams en SharePoint bieden veel mogelijkheden om slimmer samen te werken. Maar alleen de juiste software gebruiken is niet voldoende.
De inrichting moet passen bij de manier waarop je organisatie werkt.
Daarom geloven wij ook niet in een werkomgeving die alleen technisch goed is ingericht. Medewerkers moeten begrijpen waar informatie staat, hoe ze samenwerken en welke afspraken daarbij gelden.
Houd die afspraken vooral eenvoudig. Een handleiding van twintig pagina’s wordt tijdens een drukke werkdag nauwelijks gebruikt. Een korte lijst met vijf of zes duidelijke afspraken wel.
Begin bij 1 proces
Je hoeft niet alles tegelijk aan te pakken. Kies bijvoorbeeld één proces waarbij nu regelmatig verwarring ontstaat. Denk aan offertes, klantdocumentatie, projecten of personeelszaken.
Kijk vervolgens samen naar de huidige werkwijze:
Waar komt informatie binnen? Waar slaan we documenten op? Waar werken we eraan? Wie is verantwoordelijk? En waar bewaren we uiteindelijk het definitieve resultaat?
Vaak zie je dan snel waar dubbel werk ontstaat en waar de werkwijze eenvoudiger kan.
Een online werkplek moet vooral rust geven
Een goede online werkplek draait wat ons betreft niet om zoveel mogelijk functies. Het gaat erom dat medewerkers zonder twijfel hun werk kunnen doen.
Weten waar een bestand staat.
Weten waar je informatie deelt.
Weten wie ergens verantwoordelijk voor is.
Juist die eenvoud zorgt ervoor dat Microsoft 365 en andere digitale hulpmiddelen écht voor je organisatie gaan werken.
Wil je jouw online werkplek slimmer en overzichtelijker inrichten? Neem dan contact op met ons op.