Maandag begint er een nieuwe medewerker. Het bureau staat klaar, de collega’s zijn op de hoogte en de eerste werkzaamheden zijn ingepland.
Maar zodra de medewerker de laptop opent, beginnen de problemen. Het e-mailadres werkt nog niet, er ontbreken programma’s en de toegang tot belangrijke bestanden is niet geregeld.
Voor je het weet, is de eerste ochtend voorbij zonder dat er echt gewerkt is. Dat is vervelend voor je nieuwe medewerker, maar het kost ook tijd van collega’s die hun eigen werk moeten onderbreken om te helpen. Dat terwijl je dit met een goede voorbereiding eenvoudig kunt voorkomen.
Wat kost het als een nieuwe medewerker niet direct kan werken?
Als ondernemer ben je waarschijnlijk vooral bezig met het vinden van de juiste mensen en het inwerken van nieuwe collega’s. De ICT moet dan gewoon geregeld zijn.
Toch wordt vaak onderschat hoeveel tijd verloren gaat wanneer een nieuwe werkplek niet goed is voorbereid. Neem bijvoorbeeld een bedrijf waar een nieuwe medewerker begint.
De laptop is nog niet helemaal ingesteld, de toegang tot bestanden ontbreekt en een collega probeert tussendoor alles werkend te krijgen.
Stel dat:
- De nieuwe medewerker twee uur niet goed kan werken.
- Een collega anderhalf uur bezig is om te helpen.
- De gemiddelde interne kosten €40 per uur bedragen.
Dan kost die eerste werkdag je al 3,5 uur aan verloren werktijd.
3,5 uur × €40 = €140 aan onnodige kosten.
Dit maakt duidelijk dat kleine ICT-problemen al snel meer kosten dan je denkt. Dan hebben we het nog niet over de frustratie van een medewerker die zijn eerste werkdag graag goed wil beginnen.
Wat moet er geregeld zijn voordat een nieuwe medewerker begint?
Een nieuwe medewerker heeft meestal meer nodig dan alleen een laptop en een e-mailadres.
Afhankelijk van de functie moeten verschillende zaken vooraf worden geregeld.
Een werkende laptop of computer
De medewerker moet direct kunnen inloggen en beschikken over de programma’s die nodig zijn om het werk uit te voeren.
E-mail en agenda
Het zakelijke e-mailadres moet actief zijn. Ook toegang tot gedeelde mailboxen en agenda’s moet vooraf geregeld worden.
Toegang tot bestanden en bedrijfsprogramma’s
Niet iedere medewerker heeft dezelfde rechten nodig. Het is belangrijk dat iemand toegang krijgt tot de juiste informatie, zonder onnodig toegang te hebben tot andere bedrijfsgegevens.
Beveiliging
Een nieuwe werkplek moet vanaf het begin goed beveiligd zijn. Denk aan veilig inloggen, actuele software en bescherming van bedrijfsgegevens.
Telefonie en samenwerking
Gebruikt je bedrijf Microsoft Teams, zakelijke telefonie of andere samenwerkingsprogramma’s? Dan wil je dat deze direct beschikbaar zijn.
Het lijkt misschien een lange lijst, maar wanneer dit goed georganiseerd is, hoeft het weinig tijd te kosten.
Waarom gaat dit bij groeiende bedrijven regelmatig mis?
Bij veel MKB-bedrijven is het regelen van ICT iets wat medewerkers er tussendoor bij doen.
De administratie vraagt een e-mailadres aan, iemand anders bestelt een laptop en een collega regelt de toegang tot bestanden.
Iedereen doet zijn best, maar er is niet altijd iemand die het volledige overzicht heeft.
Zolang je af en toe een nieuwe medewerker aanneemt, gaat dat meestal nog wel goed.
Maar wanneer je bedrijf groeit en er vaker mensen beginnen, wordt het lastiger.
Dan wil je niet iedere keer opnieuw moeten uitzoeken welke accounts, programma’s en instellingen nodig zijn.
Je wilt simpelweg kunnen doorgeven dat er iemand begint, wanneer die persoon start en wat er nodig is om het werk goed uit te voeren.
De rest moet gewoon geregeld worden.
Nieuwe medewerkers aanmelden zonder ICT-gedoe
Wanneer je ICT goed georganiseerd is, hoeft het aanmelden van een nieuwe medewerker niet ingewikkeld te zijn.
Je geeft vooraf door wie er begint, wat de startdatum is en welke werkzaamheden de medewerker gaat uitvoeren.
Vervolgens kan je ICT-partner de werkplek voorbereiden. De laptop wordt ingericht, de juiste accounts worden aangemaakt en de benodigde programma’s en toegangsrechten worden geregeld. Voordat de medewerker begint, wordt gecontroleerd of alles werkt. Zo voorkom je dat je op maandagochtend nog moet bellen omdat iemand niet kan inloggen of geen toegang heeft tot belangrijke bestanden.
Misschien nog wel belangrijker: je eigen medewerkers hoeven hun werkzaamheden niet te onderbreken om ICT-problemen op te lossen.
Vergeet de ICT niet wanneer een medewerker vertrekt
Niet alleen het aanmelden van medewerkers vraagt om een goede voorbereiding.
Ook wanneer iemand uit dienst gaat, moeten er zaken geregeld worden. Denk aan het afsluiten van accounts, het intrekken van toegangsrechten en het veiligstellen van belangrijke bedrijfsgegevens. Wanneer dit niet goed gebeurt, kunnen voormalige medewerkers onbedoeld toegang houden tot systemen of bestanden. Dat wil je als ondernemer voorkomen. Door het aanmelden en afmelden van medewerkers op een vaste manier te organiseren, houd je overzicht en beperk je onnodige risico’s.
Meer medewerkers, zonder meer ICT-gedoe
Als ondernemer wil je dat nieuwe medewerkers zo snel mogelijk aan de slag kunnen.
Niet dat ze hun eerste werkdag kwijt zijn aan ontbrekende programma’s, wachtwoorden of problemen met hun laptop.
Bij Bewust ICT helpen we MKB-bedrijven met het inrichten en beheren van hun werkplekken.
Van het voorbereiden van nieuwe laptops en accounts tot het beheren van beveiliging, toegangsrechten en dagelijkse ondersteuning.
Zo kunnen je medewerkers zich bezighouden met hun werk en hoef jij je niet druk te maken over alles wat er op ICT-gebied geregeld moet worden.
Binnenkort een nieuwe medewerker in dienst?
Dan is het verstandig om de ICT op tijd voor te bereiden. We kijken graag met je mee hoe je dat binnen jouw bedrijf eenvoudig en overzichtelijk kunt organiseren.