Een factuur die automatisch vanuit je boekhoudprogramma wordt verstuurd. Een klant die een aanvraag indient via je website. Of een scanner die documenten rechtstreeks naar een mailbox mailt. Het zijn dagelijkse processen waar je als ondernemer eigenlijk niet bij stilstaat.
Totdat ze ineens niet meer werken.
Microsoft verandert eind 2026 de manier waarop bepaalde apparaten en applicaties e-mails mogen versturen via Microsoft 365. Dat kan gevolgen hebben voor meer systemen binnen je bedrijf dan je misschien denkt.
Wat gaat Microsoft veranderen?
Veel bedrijven gebruiken Microsoft 365 niet alleen voor de e-mail van medewerkers, maar ook voor automatische berichten vanuit applicaties en apparaten. Sommige van die systemen melden zich nog aan met een gebruikersnaam en wachtwoord. Dat wordt basisverificatie genoemd. Microsoft wil deze verouderde aanmeldmethode uitfaseren, omdat deze minder veilig is dan moderne alternatieven.
Eind december 2026 wordt basisverificatie voor SMTP AUTH standaard uitgeschakeld in bestaande Microsoft 365-omgevingen.
Beheerders kunnen deze instelling voorlopig nog opnieuw inschakelen. Microsoft zal in de tweede helft van 2027 bekendmaken wanneer de definitieve verwijdering plaatsvindt. Het betekent dus niet dat alle automatische e-mails op 1 januari 2027 stoppen. Wel is het verstandig om te controleren of jouw bedrijfssoftware nog afhankelijk is van deze verouderde manier van aanmelden.
Welke applicaties en apparaten kunnen hierdoor geraakt worden?
Vaak zijn het juist de systemen die op de achtergrond hun werk doen.
Denk bijvoorbeeld aan:
- Boekhoudprogramma’s: het automatisch versturen van facturen, betalingsherinneringen en financiële overzichten.
- ERP- en CRM-systemen: orderbevestigingen, offertes, klantmeldingen en automatische notificaties.
- Websites en webshops: contactformuliermeldingen, bestellingen en bevestigingen.
- Printers en scanners: documenten rechtstreeks naar medewerkers of gedeelde mailboxen versturen.
- Andere bedrijfsapplicaties: rapportages, foutmeldingen, planningen en automatische berichten.
Niet al deze systemen worden automatisch geraakt. Het gaat specifiek om apparaten en applicaties die voor hun e-mailverzending nog gebruikmaken van de verouderde basisverificatie via Microsoft 365. Systemen die al moderne verificatie of een andere geschikte verzendmethode gebruiken, kunnen gewoon blijven werken.
Wat betekent dit voor jouw bedrijf?
Stel je voor dat je boekhoudprogramma iedere dag automatisch facturen verstuurt. Dat proces werkt al jaren, dus niemand kijkt er eigenlijk naar om.
Totdat de verzending door een wijziging niet meer lukt.
Misschien merk je het direct doordat het programma een foutmelding geeft. Maar het kan ook zijn dat je pas later ontdekt dat bepaalde facturen of herinneringen niet zijn aangekomen. Dat kan gevolgen hebben voor je administratie, klantcontact en uiteindelijk je betalingen. Of denk aan een contactformulier op je website. Een potentiële klant vraagt een offerte aan, maar de automatische melding komt niet meer aan. Dan loop je mogelijk een aanvraag mis zonder dat je het meteen doorhebt.
Het probleem zit dan niet alleen in de techniek, maar vooral in het bedrijfsproces dat ervan afhankelijk is.
Waarom kom je dit bij veel bedrijven tegen?
In de praktijk zijn applicaties en apparaten vaak op verschillende momenten ingericht. Een softwareleverancier heeft jaren geleden de e-mailverzending ingesteld. De leverancier van de printer heeft een eigen account aangemaakt en de websitebouwer gebruikt weer een andere oplossing. Zolang alles werkt, lijkt er weinig aan de hand. Maar zodra Microsoft de beveiliging aanscherpt, kunnen juist die oude instellingen problemen veroorzaken. Daarom is het verstandig om niet alleen naar afzonderlijke apparaten te kijken, maar naar alle automatische e-mailverzending binnen je bedrijf.
Hoe voorkom je problemen?
Gelukkig betekent dit niet dat je direct nieuwe printers, software of andere apparatuur nodig hebt. Er zijn verschillende manieren om automatische e-mailverzending veilig te blijven gebruiken. Sommige applicaties ondersteunen inmiddels moderne aanmelding via Microsoft 365. Andere systemen kunnen gebruikmaken van een geschikte SMTP-relay. Daarmee kunnen applicaties en apparaten e-mails versturen zonder zelf met een verouderde gebruikersnaam en wachtwoord bij Microsoft 365 aan te melden. Welke oplossing het beste past, hangt af van je software, netwerk en de bestaande ICT-omgeving.
Begin daarom met drie eenvoudige stappen:
- Breng in kaart welke apparaten en applicaties automatisch e-mails versturen.
- Controleer welke daarvan nog gebruikmaken van basisverificatie via Microsoft 365.
- Kies waar nodig een veilige, toekomstbestendige verzendmethode en test of de berichten daadwerkelijk aankomen.
Zo voorkom je dat een wijziging bij Microsoft onverwacht invloed heeft op je dagelijkse bedrijfsvoering.
Goede ICT voorkomt problemen voordat je ze merkt
Als ondernemer wil je niet bezig zijn met de technische instellingen achter je boekhoudprogramma, website of scanner. Je wilt dat facturen worden verstuurd, aanvragen binnenkomen en medewerkers hun werk kunnen doen. Daarom vinden we bij Bewust ICT dat goed ICT-beheer verder gaat dan het oplossen van storingen. Het gaat ook om vooruitkijken. Welke veranderingen komen eraan? Welke systemen zijn daarvan afhankelijk? En wat moet je aanpassen om problemen te voorkomen? Door dit soort zaken tijdig te controleren, houd je grip op je bedrijfsprocessen en voorkom je onnodige onderbrekingen.
Weet jij hoe jouw bedrijfssoftware e-mails verstuurt?
Bij Bewust ICT helpen we MKB-bedrijven in onder andere Deurne, Helmond, Eindhoven en omgeving met het beheer en de beveiliging van hun ICT. We kijken daarbij niet alleen naar de online werkplekken van medewerkers, maar ook naar de systemen en processen die nodig zijn om het bedrijf goed te laten draaien. Weet je niet zeker of jouw applicaties, website, printers of scanners geraakt worden door deze wijziging?
Neem gerust contact met ons op. Dan kijken we samen hoe de e-mailverzending binnen jouw bedrijf is geregeld en of er aanpassingen nodig zijn.
Want uiteindelijk wil je maar een ding: dat alles gewoon blijft werken.