Bij veel bedrijven staat bijna alles tegenwoordig in Microsoft 365. Offertes, contracten, klantgegevens en andere belangrijke documenten worden opgeslagen in OneDrive of SharePoint. Medewerkers kunnen er vanaf kantoor, thuis of onderweg bij.
Dat werkt prettig, maar hoe zit het wanneer je iets kwijtraakt?
Stel dat een collega een projectmap verwijdert. Niemand merkt het direct op, want het project is al afgerond. Een paar maanden later vraagt een klant om een document uit die map. Dan blijkt dat de bestanden nergens meer te vinden zijn.
Je wilt op zo’n moment vooral weten of je de gegevens terug kunt halen. Daarvoor is het belangrijk dat je vooraf hebt geregeld hoe de back-ups van Microsoft 365 worden gemaakt.
Microsoft 365 heeft zelf toch ook een back-up?
Microsoft 365 biedt verschillende mogelijkheden om bestanden te herstellen. Je kunt een verwijderd document vaak uit de prullenbak halen of via de versiegeschiedenis een eerdere versie terugzetten.
Alleen zit daar wel een grens aan.
Bij OneDrive voor bedrijven en SharePoint blijven verwijderde bestanden in de standaardinrichting maximaal 93 dagen in de prullenbakken staan. Ze kunnen ook eerder definitief worden verwijderd. Met aanvullende bewaarbeleidsregels kan informatie in bepaalde situaties langer beschikbaar blijven.
Voor e-mail gelden weer andere herstelmogelijkheden en bewaartermijnen.
Je kunt er dus niet automatisch van uitgaan dat een bestand over een halfjaar nog terug te halen is. Dat hangt af van de instellingen en de manier waarop je gegevens zijn beschermd.
Wat betekent het als je belangrijke gegevens kwijt bent?
Dat hangt natuurlijk af van de bestanden die ontbreken.
Wanneer een medewerker een verkeerd document verwijdert, is dat meestal nog wel op te lossen. Het wordt een ander verhaal als een complete projectmap of belangrijke administratie verdwenen is.
Denk aan een administratiekantoor dat gegevens opnieuw moet opvragen bij klanten. Of een bouwbedrijf dat tekeningen en afspraken van een afgerond project nodig heeft.
Op zo’n moment ben je niet alleen bezig met het terugzoeken van bestanden. Medewerkers moeten informatie opnieuw verzamelen, klanten zitten op antwoorden te wachten en werkzaamheden kunnen vertraging oplopen.
Dat is precies waarom wij vinden dat een back-up gewoon bij goed ICT-beheer hoort.
Een aparte back-up geeft meer mogelijkheden
Een aparte Microsoft 365-back-up zorgt ervoor dat gegevens buiten de normale herstelmogelijkheden van Microsoft 365 bewaard kunnen worden.
Welke gegevens dat precies zijn en hoelang je ze kunt terughalen, hangt af van de gekozen back-upoplossing en de instellingen.
Voor een bedrijf is het daarom belangrijk om verder te kijken dan alleen de vraag of er een back-up aanwezig is.
Je wilt ook weten welke gegevens worden meegenomen.
Gaat het bijvoorbeeld om zakelijke e-mail, OneDrive en SharePoint? Worden de bestanden van gedeelde Teams-omgevingen meegenomen? Hoe vaak wordt er een back-up gemaakt en hoelang blijven eerdere versies beschikbaar?
Dat zijn vragen die je vooraf moet kunnen beantwoorden.
Alleen een back-up maken is niet voldoende
Je kunt iedere dag een back-up laten maken, maar daarmee weet je nog niet zeker of alles later ook goed kan worden hersteld.
Stel dat je een complete mailbox wilt terugzetten. Dan wil je weten of de benodigde gegevens beschikbaar zijn en hoeveel tijd het herstel ongeveer kost.
Voor een los document ligt dat anders dan voor een grote hoeveelheid bedrijfsgegevens.
Daarom hoort het controleren en testen van herstelmogelijkheden bij een goede back-upaanpak. Zo ontdek je eventuele problemen voordat je echt afhankelijk bent van die back-up.
Als ondernemer hoef je niet zelf te weten welke knoppen daarvoor gebruikt worden. Je wilt vooral dat duidelijk is wat er gebeurt als belangrijke bestanden verdwijnen.
Hoe regelen wij dit bij Bewust ICT?
Bij onze online werkplek zijn back-ups standaard inbegrepen. Je medewerkers krijgen een complete werkplek met Microsoft 365, beveiliging, updates, beheer en alle ondersteuning die ze nodig hebben.
We bekijken de werkplek als geheel. Dat betekent dat het bewaren van bedrijfsgegevens niet losstaat van de rest van het beheer.
Welke gegevens precies worden veiliggesteld en welke bewaartermijnen gelden, moet wel duidelijk zijn. Daar kijken we per omgeving naar.
Het voordeel voor jou is dat je niet zelf meerdere leveranciers hoeft aan te sturen wanneer er iets met je bestanden of werkplek aan de hand is.
Wil je zelf een eerdere versie van een document terugzetten? In onze kennisbank leggen we uit hoe je bestanden in OneDrive en SharePoint kunt herstellen.
Weet jij hoe de back-ups binnen jouw bedrijf zijn geregeld?
Dat is eigenlijk de belangrijkste vraag.
Niet alleen of er iedere dag een back-up wordt gemaakt, maar ook wat erin zit en wat je kunt terughalen als er iets misgaat.
Wij helpen MKB-bedrijven in Gemert, Deurne en omgeving met het beheren en beveiligen van hun Microsoft 365-omgeving. Daar hoort de bescherming van belangrijke bedrijfsgegevens gewoon bij.
Wil je weten hoe dat bij jouw bedrijf is geregeld? Neem gerust contact met ons op. Dan kijken we er samen naar.