Je hebt een nieuw bedrijfspand gevonden. Misschien omdat je bedrijf groeit of omdat de huidige locatie niet meer goed bij je werkzaamheden past.
De verhuisdatum is bekend, het meubilair wordt geregeld en de indeling van het nieuwe kantoor is al bedacht, maar is de ICT ook klaar voor de verhuizing?
Daar wordt niet altijd direct aan gedacht. Terwijl je juist wilt dat medewerkers op de nieuwe locatie hun computer kunnen aanzetten en gewoon aan het werk kunnen.
Dat begint met een goede voorbereiding.
Begin op tijd met je internetverbinding
Voor veel bedrijven is internet inmiddels net zo belangrijk als elektriciteit.
Medewerkers werken met Microsoft 365, gebruiken online bedrijfssoftware en bellen via internet. Zonder verbinding kunnen veel dagelijkse werkzaamheden niet doorgaan.
Daarom is het belangrijk dat je op tijd controleert welke internetverbinding beschikbaar is op je nieuwe adres.
Is er al glasvezel aanwezig? Moet er nog een aansluiting worden aangelegd? Hoe lang duurt het voordat de verbinding daadwerkelijk actief is?
Dat laatste is vooral belangrijk. Een internetverbinding aanvragen betekent niet dat deze de volgende week al werkt.
Soms zijn er werkzaamheden nodig en dat kan langer duren dan je verwacht. Wacht dus niet tot een paar weken voor de verhuizing om dit te regelen.
Controleer ook je wifi en netwerkbekabeling
Een nieuw kantoor kan er prachtig uitzien, maar dat zegt weinig over het netwerk.
Misschien zitten de netwerkaansluitingen op de verkeerde plekken. Of blijkt de wifi in de vergaderruimte een stuk minder goed te werken dan op de rest van de verdieping.
Dat zijn dingen die je liever vooraf weet.
Wij kijken daarom bij een nieuwe locatie naar de indeling van het pand. Waar komen de werkplekken? Welke ruimtes hebben wifi nodig? Waar staan printers en andere apparaten?
Soms kun je bestaande apparatuur prima meenemen. In andere gevallen moet de netwerkindeling worden aangepast.
Het gaat er niet om dat je bij iedere verhuizing alles opnieuw aanschaft. Het gaat erom dat de apparatuur past bij de nieuwe situatie.
Meer over de inrichting en het beheer lees je op onze pagina over zakelijk netwerkbeheer.
Vergeet de zakelijke telefonie niet
Je klanten blijven gewoon naar hetzelfde zakelijke nummer bellen, ook wanneer jij met je bedrijf verhuist.
Daarom moet je vooraf weten hoe de bereikbaarheid geregeld wordt.
Blijven medewerkers tijdens de verhuizing telefonisch bereikbaar? Kunnen gesprekken tijdelijk worden doorgeschakeld? Moet de telefooncentrale opnieuw worden ingesteld?
Met moderne zakelijke telefonie zijn daar verschillende mogelijkheden voor. Welke oplossing het beste past, hangt af van hoe je bedrijf werkt.
Het belangrijkste is dat klanten niet ineens niemand meer kunnen bereiken omdat de telefooncentrale nog niet is aangesloten.
Kunnen je medewerkers op maandag gewoon aan het werk?
Dat is uiteindelijk waar het om draait.
Je kunt alle computers netjes hebben verhuisd, maar als medewerkers niet bij hun bestanden of bedrijfssoftware kunnen, schiet je daar weinig mee op.
Daarom is het verstandig om vooraf te controleren of de belangrijkste werkzaamheden op de nieuwe locatie uitgevoerd kunnen worden.
Kan iemand inloggen op Microsoft 365? Werkt de boekhoudsoftware? Kunnen medewerkers printen en scannen? Is de telefonie bereikbaar?
Bij bedrijven die gebruikmaken van een online werkplek hoeft niet alle software fysiek mee te verhuizen. Veel programma’s en bestanden zijn via de cloud beschikbaar.
Dat maakt een verhuizing een stuk eenvoudiger, mits de internetverbinding en apparatuur op de nieuwe locatie goed zijn ingericht.
Wat gebeurt er als niet alles op tijd klaar is?
Een verhuizing loopt niet altijd precies zoals gepland.
Misschien wordt de internetverbinding een paar dagen later opgeleverd. Of blijken er nog werkzaamheden nodig aan de bekabeling.
Dan is het prettig als je vooraf hebt nagedacht over een tijdelijke oplossing.
Kunnen medewerkers bijvoorbeeld een paar dagen thuiswerken? Is er een tijdelijke internetverbinding mogelijk? Kan de telefonie tijdens de overgang op een andere manier blijven werken?
Dat hoeft niet voor ieder bedrijf hetzelfde te zijn.
Een administratiekantoor kan misschien tijdelijk volledig vanuit huis werken. Voor een bedrijf met een magazijn of werkplaats ligt dat vaak anders.
Wij vinden vooral belangrijk dat je vooraf kijkt welke werkzaamheden door moeten kunnen gaan.
Maak duidelijk wie wat regelt
Bij een kantoorverhuizing zijn meestal meerdere partijen betrokken.
De internetprovider levert de verbinding. Een installateur verzorgt mogelijk de bekabeling en de verhuizer zorgt dat alles op de juiste plek terechtkomt.
Je wilt voorkomen dat iedereen denkt dat een ander het ICT-gedeelte wel regelt.
Daarom is het verstandig om vooraf af te spreken wie verantwoordelijk is voor de internetverbinding, het netwerk, de werkplekken en de telefonie.
Bij Bewust ICT kunnen we die ICT-onderdelen samen bekijken en helpen met de voorbereiding en inrichting.
Zo hoef je niet zelf tussen verschillende leveranciers te schakelen om uit te zoeken waarom iets niet werkt.
Een goede verhuizing merk je aan de eerste werkdag
Een verhuizing kost al genoeg tijd. Medewerkers moeten spullen inpakken, wennen aan de nieuwe locatie en hun werk weer oppakken.
Dan wil je niet dat de eerste ochtend ook nog verloren gaat aan computers die niet werken of een internetverbinding die ontbreekt.
Een goede voorbereiding maakt een groot verschil.
Ga je met je bedrijf verhuizen in Helmond, Eindhoven of omgeving? Bij Bewust ICT helpen we je met het inrichten van je netwerk, werkplekken en telefonie.
Neem gerust contact met ons op. Dan kijken we samen wat er op je nieuwe locatie nodig is.