Op veel kantoren is er iemand die normaal gesproken de telefoon opneemt. Een medewerker van de administratie, de receptie of misschien de ondernemer zelf. Dat werkt prima. Tot die persoon vakantie heeft, ziek wordt of een dag ergens anders aan het werk is.
Dan blijkt ineens dat niet iedereen weet waar binnenkomende telefoontjes terechtkomen. Of erger nog: gesprekken blijven binnenkomen op een toestel waar niemand achter zit. Goede zakelijke telefonie gaat daarom niet alleen over kunnen bellen. Het gaat vooral over bereikbaar blijven wanneer de werkdag anders loopt dan gepland.
Bereikbaarheid moet niet afhankelijk zijn van een medewerker
Stel dat je een MKB-bedrijf hebt met vijftien medewerkers. Normaal gesproken neemt iemand van de administratie de telefoon op. Maar vandaag is diegene vrij. Een klant belt met een vraag over een lopende opdracht. De telefoon gaat over, maar niemand neemt op. Uiteindelijk probeert de klant het mobiele nummer van een andere medewerker. Die moet vervolgens weer uitzoeken wie de vraag kan beantwoorden. Het gesprek komt uiteindelijk misschien wel op de juiste plek terecht, maar ondertussen zijn verschillende collega’s ermee bezig geweest.
Dat is precies wat je wilt voorkomen. Met een goed ingerichte telefooncentrale kun je vooraf bepalen waar gesprekken terechtkomen als iemand niet beschikbaar is.
Wat regel je voordat iemand op vakantie gaat?
Vakantie staat meestal ruim van tevoren vast. Dat maakt het relatief eenvoudig om de bereikbaarheid goed voor te bereiden. Het belangrijkste is dat je niet alleen kijkt naar wie afwezig is, maar vooral naar wie de werkzaamheden en telefoontjes overneemt.
Denk aan de volgende vragen:
- Wie neemt de telefoontjes van de afwezige medewerker over?
- Moeten gesprekken bij een andere collega of afdeling terechtkomen?
- Wat gebeurt er als ook de vervanger niet opneemt?
- Is de voicemail nog actueel en wordt die opgevolgd?
- Moet de doorschakeling automatisch weer worden teruggezet?
Door dit vooraf te regelen, hoef je op de eerste vakantiedag niet alsnog allerlei instellingen aan te passen.
Belangrijker: klanten merken zo min mogelijk van de afwezigheid.
Jouw ICT, onze zorg.
Wil je zorgeloos werken zonder IT-problemen? Wij zorgen voor een veilige, stabiele en toekomstbestendige ICT-omgeving.
En wat als iemand onverwacht ziek wordt?
Bij ziekte heb je niet altijd tijd om alles vooraf te regelen.Juist daarom is het verstandig om niet afhankelijk te zijn van handmatige doorschakelingen.Bij moderne zakelijke telefonie kun je bijvoorbeeld werken met een belgroep. Daarbij kunnen meerdere medewerkers een inkomend gesprek beantwoorden.Neemt de eerste medewerker niet op? Dan kan het gesprek, afhankelijk van de inrichting, automatisch naar een andere collega of groep gaan.Dat voorkomt dat iemand binnen je organisatie iedere ochtend opnieuw moet bedenken waar alle telefoontjes naartoe moeten.Het betekent overigens niet dat iedere oproep altijd wordt aangenomen. Daarvoor moet ook voldoende bezetting zijn.Maar je kunt er wel voor zorgen dat gesprekken logisch worden verdeeld en dat duidelijk is wat er gebeurt als niemand beschikbaar is.
Vast en mobiel samenwerken geeft meer vrijheid
Veel ondernemers en medewerkers werken niet meer uitsluitend achter een bureau.Je bent onderweg naar een klant, werkt een dag thuis of loopt regelmatig door een magazijn of werkplaats.Dan wil je niet afhankelijk zijn van het toestel op je bureau. Met zakelijke telefonie waarin vaste en mobiele nummers samenwerken, kun je gesprekken ook buiten je vaste werkplek aannemen. Het zakelijke nummer blijft herkenbaar voor de klant, terwijl medewerkers flexibeler kunnen werken.Als iemand niet beschikbaar is, kan het gesprek via vooraf ingerichte regels bij een collega terechtkomen. Je hoeft daarvoor niet standaard het privénummer van medewerkers aan klanten door te geven.
Wil je weten welke mogelijkheden er zijn? Bekijk dan onze zakelijke telefonieoplossingen.
Kleine vertragingen kosten iedere week tijd
Het vervelende van slecht geregelde telefonie is dat de gevolgen vaak klein lijken.Een gesprek wordt verkeerd doorgeschakeld. Een collega moet een nummer opzoeken. Iemand moet terugbellen omdat de juiste persoon niet bereikbaar was. Los van elkaar zijn dat geen grote problemen.Maar stel dat dit bij tien gesprekken per dag gemiddeld twee minuten extra werk oplevert. Dan ben je twintig minuten per dag kwijt aan het organiseren van telefoontjes. Over vijf werkdagen is dat honderd minuten. Ook dit is een rekenvoorbeeld, geen gemeten klantresultaat. De daadwerkelijke tijdwinst is afhankelijk van je organisatie.
Het laat vooral zien dat bereikbaarheid niet alleen belangrijk is voor klanten. Het heeft ook invloed op de productiviteit van je eigen medewerkers.
Vergeet je openingstijden en uitzonderingen niet
Bij het inrichten van telefonie kijk je verder dan vakantie en ziekte. Misschien heeft je bedrijf op vrijdag andere openingstijden. Of is er een afdeling die tijdens de lunch tijdelijk minder goed bereikbaar is. Ook feestdagen, personeelsbijeenkomsten en tijdelijke sluitingen kunnen invloed hebben op de bereikbaarheid.
Het is prettig als je dit centraal kunt regelen. Zo kun je bijvoorbeeld instellen dat gesprekken buiten openingstijden een duidelijke melding krijgen of op een andere manier worden afgehandeld. Belangrijk is wel dat je regelmatig controleert of die instellingen nog kloppen. Een verouderd keuzemenu of een voicemail die niemand beluistert, helpt uiteindelijk niemand.
Zorg ook dat je telefonie betrouwbaar blijft
Goede bereikbaarheid vraagt niet alleen om slimme doorschakelingen. Je telefooncentrale moet ook betrouwbaar blijven werken. Bij bellen via internet spelen de kwaliteit van je verbinding en je netwerk bijvoorbeeld een belangrijke rol. Daarom is het verstandig om telefonie niet los te bekijken van de rest van je ICT-omgeving. Ook wil je vooraf weten wat er gebeurt als de internetverbinding op kantoor uitvalt. Kan er dan via een andere verbinding of een mobiele route worden gebeld? En is die mogelijkheid daadwerkelijk ingericht en getest? Dat zijn belangrijke vragen, zeker voor bedrijven die dagelijks veel klantcontact hebben.
In ons artikel over zakelijke VoIP-telefonie zonder gedoe leggen we uit waarom goed beheer en een betrouwbaar netwerk daarbij belangrijk zijn.
Een goede telefooncentrale past bij je organisatie
Je hoeft als ondernemer niet alle technische mogelijkheden van een telefooncentrale te kennen. Je wilt vooral dat de bereikbaarheid goed geregeld is. Wie neemt de telefoon op? Wat gebeurt er als iemand er niet is? Kunnen medewerkers op kantoor en onderweg goed samenwerken? En wie zorgt dat wijzigingen worden doorgevoerd?
Bij Bewust ICT kijken we daarom eerst naar hoe je bedrijf werkt en daarna naar de telefonie die daarbij past. Voor MKB-bedrijven in Helmond en omgeving verzorgen we niet alleen de inrichting, maar kunnen we ook het beheer en de ondersteuning uit handen nemen.
Zo hoef je niet zelf uit te zoeken hoe je een belgroep aanpast of waar een gesprek terechtkomt.
Zorg dat je bereikbaar blijft zonder er dagelijks mee bezig te zijn
Goede zakelijke telefonie merk je vooral doordat alles normaal verloopt. Klanten weten je te bereiken, collega’s kunnen gesprekken eenvoudig overnemen en vakantie of ziekte hoeft niet tot onnodig gedoe te leiden. Dat is uiteindelijk wat je wilt: bereikbaarheid die meebeweegt met je organisatie, zonder dat je zelf iedere dag met instellingen bezig bent.
Wil je weten hoe dat voor jouw bedrijf geregeld kan worden? neem contact met ons op.
Dan kijken we samen hoe je zakelijke telefonie beter kunt laten aansluiten op je dagelijkse werk.